לשלוח מתנות לעובדים הביתה: איך אוספים כתובות בלי ליצור בעיה

הקושי במשלוח מתנות לעובדים הביתה הוא כמעט אף פעם לא בחירת המתנה. הוא בלהשיג שמונים כתובות נכונות משמונים אנשים, לפני תאריך, בלי להפוך את זה לפרויקט. על החלק הזה כמעט לא כתוב כלום, כי הוא לא חלק ממה שמישהו מוכר.

למה זה קשה יותר ממה שזה נשמע

אנשים לא עונים למיילים. מי שכן עונה שולח ״רחוב הרצל 5, תל אביב״ בלי דירה, בלי כניסה ובלי קומה. חלק מהעובדים לא ירצו למסור כתובת פרטית, וזו זכותם. ומי שעבר דירה בשנה האחרונה מופיע במערכת של משאבי אנוש בכתובת הישנה. כל אחת מהתקלות האלה מתגלה ביום המשלוח, שהוא היום הכי גרוע לגלות אותה.

הטופס, לא שרשור המיילים

• קישור אחד עם תאריך יעד. שרשור מיילים אי אפשר לנהל, ואי אפשר לדעת מי חסר.

• בקשו את השדות שבאמת חסרים: שם מלא, רחוב ומספר, כניסה, קומה ודירה, עיר, ומספר טלפון.

• הטלפון הוא השדה שמציל הכי הרבה משלוחים. שליח שלא מוצא את הכניסה מתקשר; שליח בלי טלפון חוזר עם החבילה.

• קוד לשער או הוראות גישה — שדה חופשי קצר. בבניין עם שער חשמלי זה ההבדל בין מסירה לניסיון מסירה.

• אמרו בטופס למה אתם אוספים ומה יקרה עם המידע. שורה אחת מספיקה, והיא מורידה חצי מההתנגדות.

פרטיות, בלי לעשות מזה פרויקט

כתובת מגורים היא מידע אישי, לא פרט טכני. שלושה כללים פשוטים מכסים כמעט הכול: להגיד מראש לשם מה זה נאסף, להשתמש בזה רק לשם כך, ולמחוק את הרשימה כשהחלוקה נגמרה. אל תשאירו את הקובץ בגיליון משותף שכל הארגון יכול לפתוח — לרוב אין שום סיבה שיותר משני אנשים יראו אותו.

ותנו אפשרות לוותר: מי שמעדיף לקבל את המארז במשרד צריך לבחור בזה בלחיצה, בלי להסביר למה. עובד שנאלץ לנמק למה הוא לא מוסר כתובת פרטית זוכר את זה יותר מהמתנה.

תזמון

• שלושה שבועות לפני — שולחים את הטופס.

• באמצע — תזכורת אחת, ורק למי שלא מילא.

• שבוע לפני — סוגרים את הרשימה. אחרי זה כל שינוי הוא חריג ולא תהליך.

לפני חג הלוח הזה מתהדק מעצמו, כי גם הספק עמוס. עדיף להקדים שבוע מלנסות לדחוס.

מי שפספס את התאריך

תכננו לזה מראש, כי זה תמיד קורה. שתי אפשרויות שעובדות: סבב שני קטן אחרי החג, או מארזים ששמורים במשרד לאיסוף. מה שלא כדאי זה להשאיר אנשים בחוץ — כל הרעיון במתנה לעובדים הוא שכולם קיבלו את אותו הדבר, וחמישה שלא קיבלו זוכרים את זה הרבה אחרי שהשאר שכחו מה היה במארז.

אם חלק במשרד וחלק בבית

שלחו לכולם הביתה, גם למי שמגיע למשרד כל יום. ברגע שיש שני מסלולים יש גם שתי חוויות, ומי שקיבל מארז מהערימה במטבחון יודע שהוא קיבל משהו אחר ממי שקיבל חבילה לדלת.

בלולו המארזים יוצאים לכתובת של כל אדם בנפרד דרך מערך השליחים של d2d, ואתם שולחים קובץ אחד עם שמות וכתובות —

כאן אפשר לבקש הצעה. ואם עוד לא סגרתם מה שולחים,

מתנות לעובדים לראש השנה עובר על זה לפי תקציב.

שאלות נפוצות